Секретариат является самостоятельным структурным подразделением института, организующим документационное обеспечение его деятельности, осуществляющим контроль за ведением делопроизводства, архивного дела, исполнения писем, жалоб и обращений граждан. В состав секретариата входит архив.

Задачи секретариата:

Документационное обеспечение управленческой деятельности института.
Осуществление контроля за правильным оформлением документов, направляемых в вышестоящий орган управления, другие ведомства и учреждения, сторонние организации и гражданам.
Руководство по организации деятельности архива.
Обеспечение единого порядка  организации работы с документами, своевременного и качественного рассмотрения писем, жалоб и заявлений граждан, поступающих в секретариат. Контроль за их рассмотрением в структурных подразделениях института в соответствии  установленным законодательством сроков при  их рассмотрении.
Проверка организации и ведения  общего делопроизводства  и архивного дела института.

 Функции секретариата: 

Осуществление приема, регистрации поступающей корреспонденции в институт, своевременное доведение их до руководящего состава и структурных подразделений, осуществление контроля за ее прохождением и подготовка документов к отправке.
Подготовка актов на уничтожение дел и контроль за правомерностью их оформления в структурных подразделениях.
Контроль за выполнением требований приказов и распоряжений Минюста России, ФСИН России в части касающейся делопроизводства и архивной работы.
Организация работы совещания при начальнике института, экспертной комиссии и комиссии по работе с письменными  и устными обращениями граждан.
Анализ данных о делопроизводстве в структурных подразделениях и в целом по институту, результатах  рассмотрения писем  и жалоб граждан; разработка мер по устранению имеющихся недостатков.
Формирование и эксплуатация архивных материалов, выдачи соответствующей информации по запросам учреждений УИС, органов безопасности, органов внутренних дел, прокуратуры, государственных органов в порядке, установленном законодательными и ведомственными нормативными актами. Выдача архивных справок, копий документов и выписок из документов.
Координация работы, оказание практической и методической помощи отделам и службам института, в подготовке дел к передаче на архивное хранение.  
Принятие, учет, обеспечение сохранности и использования подразделениями института архивных документов.
Осуществление контроля за правильностью формирования, качеством оформления номенклатурных дел, своевременностью и полнотой представления их в архив.
Рассмотрение и согласование представляемых номенклатур дел структурных подразделений института.
Выполнение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к хранящимся архивным документам.
Подготовка документов института к проведению экспертизы ценностей с целью определения их практического и иного значения, для передачи на архивное хранение и для отбора к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению. 

Начальник секретариата: капитан внутренней службы Авдеева Альфия Габдрахимовна.
Почтовый адрес: проспект Октябрьский, 49, г. Новокузнецк, Кемеровская область-Кузбасс, 654066
Адрес электронной почты: institut@42.fsin.gov.ru
Контактные телефоны: 8 (3843) 77-57-55 (приемная); 
8 (3843) 77-64-97 (дежурная часть), доп. 1950.